Videoberatung in der Kanzlei: rechtssicher und datenschutzkonform einführen

Videoberatung als Ergänzung zum persönlichen Mandantengespräch

Dürfen Steuerberatungskanzleien in Österreich Beratungsgespräche per Video anbieten? Grundsätzlich ja – das Berufsrecht der Steuerberater:innen (WTBG 2017) steht einer Videoberatung nicht entgegen, solange die Beratung mit derselben Sorgfalt erfolgt wie ein Gespräch vor Ort und die Verschwiegenheitspflicht gewahrt bleibt. Für viele Kanzleien ist die Videoberatung damit kein Sonderweg, sondern eine praktische Ergänzung – etwa für Erstgespräche mit potenziellen Mandant:innen, für die Besprechung von Jahresabschlüssen mit auswärtigen Mandant:innen oder für kurze Rückfragen zwischen den jährlichen Terminen.

Dieser Beitrag ordnet die Ebenen, die vor der Einführung geklärt sein sollten: Berufsrecht, Datenschutz, Technik und Dokumentation. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, sondern hilft, die richtigen Fragen zu stellen.

Für welche Anlässe sich Videoberatung eignet

Nicht jedes Mandat eignet sich für ein reines Video-Format. Wo Originalunterlagen gesichtet, Unterschriften geleistet oder komplexe Sachverhalte gemeinsam durchgearbeitet werden müssen, bleibt oft weiterhin ein Termin vor Ort oder zumindest eine Kombination aus Video und Dokumentenaustausch sinnvoll. Gut geeignet ist die Videoberatung dagegen dort, wo das Gespräch im Mittelpunkt steht: Erstgespräche zur Mandatsklärung, Zwischenbesprechungen während der laufenden Lohn- und Finanzbuchhaltung, Rückfragen zu Bescheiden oder die Abstimmung vor einer Betriebsprüfung.

Die Entscheidung, ob ein Anliegen für ein Video-Format geeignet ist, treffen Sie im Einzelfall – die Wahl des Kommunikationswegs darf die Qualität der Beratung nicht senken.

Datenschutz und Technik: gesicherte Verbindung statt Alltags-Tools

Mandant:innen vertrauen Steuerberatungskanzleien Informationen an, die der beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen und oft auch personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO umfassen – von Einkommens- und Vermögensverhältnissen bis zu Unternehmensinterna. Für die Videoberatung heißt das: Die Verbindung muss verschlüsselt und gegen unbefugten Zugriff abgesichert sein. Verbreitete Alltags- oder Konsumplattformen ohne belastbare Sicherheitsgarantien eignen sich für sensible Mandantengespräche in der Regel nicht.

Praktisch bedeutet das: Prüfen Sie vor dem Start, ob die eingesetzte Videoplattform eine gesicherte Verbindung bietet, wo die Daten verarbeitet werden und ob mit dem Anbieter eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen werden kann. Diese Prüfung gehört zur selben Sorgfalt, mit der auch die übrige Kanzlei-Website datenschutzkonform aufgesetzt werden sollte. Technisch ist der Aufwand überschaubar: Auf Kanzleiseite genügen ein Rechner mit Kamera und eine stabile Internetverbindung, auf Mandantenseite ein internetfähiges Gerät mit Browser oder einer einfachen App.

Dokumentation, Einwilligung und schrittweise Einführung

Vor der ersten Videoberatung sollte feststehen, wie die Einwilligung der Mandant:innen eingeholt wird, wie das Gespräch – sofern erforderlich – dokumentiert wird und wie sich die Beratungsleistung in die bestehende Leistungsaufzeichnung und Honorarabrechnung einfügt. Die Verrechnung richtet sich nach den vertraglich vereinbarten Konditionen – die Videoberatung ändert daran grundsätzlich nichts, sollte aber in der Leistungsaufzeichnung klar als solche gekennzeichnet sein.

Ein kontrollierter Start beginnt mit der Frage, für welche Mandatstypen die Videoberatung in Ihrer Kanzlei sinnvoll ist, und mit der Auswahl einer geeigneten, datenschutzkonformen Plattform. Wer die Terminvergabe ohnehin digitalisieren möchte, kann die Videoberatung direkt mit der Online-Terminbuchung für die Steuerkanzlei verzahnen, sodass Mandant:innen den passenden Gesprächstyp bereits bei der Buchung wählen können.

Für die Außendarstellung gilt: Beschreiben Sie auf Ihrer Kanzlei-Website sachlich, für welche Anliegen eine Videoberatung möglich ist und wie der Ablauf aussieht. Eine klar strukturierte Kanzleiwebsite macht dieses Angebot verständlich – gerade in Sozietäten und Kanzleiverbünden mit mehreren Standorten und Zuständigkeiten. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre bestehende Website den Weg zur Videoberatung klar abbildet, nehmen Sie dazu gerne Kontakt auf.

Quellen und weiterführende Informationen

• Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017 (WTBG 2017) – Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS)
• Berufsrecht – Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen (KSW)
• DSGVO-Informationspflichten und Datenschutzerklärung – WKO
• Österreichische Datenschutzbehörde